21 ago 2012
7 Comentários

Organizando a sua papelada

Papéis e documentos fazem parte do nosso dia a dia, e se deixarmos eles se acumularem, ao invés de pilhas, se tornarão montanhas de papéis e isso nós não queremos certo? Se chegar ao ponto de você não achar um simples documento, você precisa de um plano pra se livrar dessa bagunça, veja as dicas para ajudar:

Leia também os links:

Fotos organizadas e protegidas“.

“Por quanto tempo devo guardar um documento?”

Quinze minutos por dia. Planeje passar 15 minutos por dia examinando pilhas e arquivos de papéis. Quando terminar os 15 minutos, marque onde você parou e continue no dia seguinte a partir daquele ponto. Não desista, vamos lá!

Dê o primeiro passo. Reúna todos os papéis espalhados pela casa ou escritório e separe por categorias (documentos, jornais, catálogos, revistas, cartas, bilhetes, listas, faturas e recibos, tudo). Guarde cada categoria em caixas ou pastas com etiquetas, assim quando procurar alguma coisa, vai saber o que está dentro delas. Passe adiante o que não tem mais utilidade.



Separe os papéis diários em arquivos ativos: contas a pagar, recibos a entrar, documentos a xerocar, dados para relatórios, papéis a arquivar ou discutir com seu chefe ou cônjuge. Abra uma pasta para esses arquivos ativos e guarde num lugar especial para ele e que fique de fácil acesso. Não se esqueça de identificá-las.

Para as contas a pagar, uma boa alternativa é arquivar todas elas e os respectivos recibos numa pasta tipo sanfona cujas divisões se destinem a cada mês do ano ou em um lugar somente para essa categoria.

Destine uma caixa ou pasta para os papéis escolares de seus filhos que você precisa examinar, como bilhetes de permissão, trabalhos e provas com nota e comunicados em geral. Para ficar fácil de achar o que precisa, destine cada caixa (ou pasta) para cada ano escolar.

Pastas de papelão com elástico ou polipropileno são ótimas para organizar a papelada e os trabalhos de seus filhos de forma simples e barata. Dê uma pasta de cor diferente ou reserve uma gaveta para cada pessoa. 

Exemplo da minha casa: papelada separada em categorias em pastas de polipropileno e caixas

Guarde as notas fiscais de todos os produtos, os certificados de garantia e manuais de instrução, pois se um dia der algum problema, você precisará deles. Organize-os por categoria, por exemplo: televisor ou geladeira, em ordem alfabética ou segundo o ambiente da casa que estão instalados.

Recorte e guarde. Em vez de guardar várias revistas inteiras só por causa de alguns artigos, recorte apenas as matérias que interessa e guarde-as em pastas ou fichários por categoria, por exemplo: ideias ou receitas, decoração da casa, entre outros. Coloque as páginas em protetores plásticos com três furos. Use divisórias para criar subseções para as categorias.

Se você tiver um baú dando sopa em casa, olha que ideia genial: você poderá fazer divisórias dentro dele e guardar toda a sua papelada e o melhor, fechou guardou!

Se você não tem muitos armários para guardar sua papelada, utilize uma pequena estante avulsa, um gabinete portátil com portas ou instalar prateleiras externas, sem falar no espaço existente embaixo da mesa do escritório (se tiver), que sempre serve para acomodar alguma coisa provisoriamente.

Guardar ou jogar fora? Quando definir o que vai ser guardado, pergunte–se primeiro se existe alguma razão jurídica ou tributária para você manter aquilo. Se a resposta for sim, guarde. Existe uma cópia já arquivada? Descarte-o.

Lixo no lixo. Se você tem pilhas de ofertas e catálogos, se forem inúteis, jogue fora tudo. Nem se dê ao trabalho de abri-los, pois você sabe que vai receber mais.

Rasgue todos os papéis dispensáveis como extratos bancários que contenham dados pessoais de identificação e todos os papéis com número de contabilidade ou informações pessoais que possam ser identificadas.

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7 Comentários
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7 Comentários
  1. ja tem alguns mêses que eu quero fazer tudo isso que você ta ensinando só falta a coragen,
    pois aqui já virou uma montanha, mais parando pra pensar, essa dos “15 minutos” ajuda a dar o primeiro passo. Obrigada pelas dicas, Bjos.

    • Oi Nubia! O mais difícil na organização é começar, depois que organiza um ambiente, ficará tão mais prático que dará empolgação para continuar organizando. Quinze minutinhos diários já é uma grande ajuda! Boa sorte, tenho certeza que vai dar certo! Bjinhos e obrigada pela sua visita!

  2. Anonymous

    Essas dicas me serão muito úteis. Estou montando meu home office e quero deixar a papelada bem organiza. Vamos ver se eu consigo..rsrs bjs

    • Olá! É claro que consegue, respire fundo conte até 10 e vamos lá rs, tenho certeza que seu home office ficará lindo e organizado com todas as dicas! Qquer coisa, vou adorar ajudar, bjinhos

  3. Olá Rafaela.
    Sou museóloga e gostaria de fazer uma observação: sempre evite materiais higroscópicos (que sofrem variação de umidade e temperatura dependendo do ambiente, como papel, papelão, madeira, etc) para guardar documentos em contato direto. A curto prazo funciona mas a longo prazo eles tendem a amarelar mais rapidamente, quando não se perdem por ressecar ou umedecer demais.
    Use plástico corrugado (polionda) e sacos plásticos de polipropileno (PP) para arquivar documentos, que são resistentes e não danificam os documentos. ;)
    Abs.

  4. Helena Maria Govea

    Há muito tempo procuro artigos como esse, muito útil, adorei e vou por em prática.