22 jul 2015
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Organização

15 dicas para você aproveitar melhor o tempo

Pode-se dizer que a falta de tempo atrapalha (e muito) na organização pessoal. Saber administrar melhor o tempo é ter mais qualidade de vida. Pensando nisso, convidei Christian Barbosa para dar dicas de como aproveitar melhor o tempo. Christian é o maior especialista em gestão do tempo e produtividade no País. Autor dos livros: A Tríade do Tempo (Editora Campus), Você dona do seu tempo (Editora Gente), Estou em Reunião (Editora Agir) e Mais Tempo Mais Dinheiro. É também diretor executivo da Triad Consulting, empresa de consultoria e tecnologia especializada em gestão do tempo e produtividade empresarial. Conheci o Christian no Congresso Internacional de Personal Organizer, onde ele ministrava uma palestra muito bacana sobre gestão de tempo. Veja abaixo 15 dicas valiosas de Christian para ajudar:tempo

DICA 1 – ESCOLHA UMA AGENDA

É impossível administrar seu tempo com base na memória. Por isso é preciso escolher uma ferramenta que seja um local centralizado para armazenar seus compromissos, tarefas, informações, metas e projetos. A escolha dessa ferramenta se baseia no estilo pessoal de cada um. Não existe uma melhor ou pior. A ideal é aquela que você mais se encaixa. Se você for tradicional, as agendas ou planners são ideais. Se você for high-tech existem softwares que são específicos a este propósito. Outra alternativa são as pessoas que são uma mistura entre o tradicional e o high-tech. Neste caso o ideal é utilizar a Internet como meio centralizador das informações e imprimir quando for utilizar sua agenda ou caderno. Existem sites como:; www.neotriad.com ; www.basecamphq.com  que atendem estas necessidades.

DICA 2 – PLANEJE SUA SEMANA PARA GANHAR TEMPO

No domingo (bem antes da hora de dormir), olhe sua agenda da semana e pense em tudo que precisa fazer. Primeiro, olhe para seus objetivos, veja que etapas você consegue alocar para fazer na semana. Depois pense nas suas reuniões e antecipe possíveis problemas (se você tem uma apresentação na quarta-feira, providencie uma tarefa na segunda para evitar surpresas). Agora, adicione as atividades cotidianas que deve fazer. Pense na duração de cada atividade e não exagere, pois deve sempre sobrar tempo para eventuais urgências que possam aparecer.

DICA 3 – CONSCIENTIZE SEU AMBIENTE DE TRABALHO PARA CONSEGUIR MAIS TEMPO

A melhor forma de conquistar mais tempo no escritório é um conjunto de fatores que incluem: planejamento pessoal, organização, definição clara de objetivos e conscientização da equipe. Produtividade é algo que começa dentro de você, com a sua pró-atividade pessoal em suas ações diárias. Uma pessoa mais produtiva ajuda a criar uma equipe mais produtiva e uma equipe mais produtiva transforma o escritório em um ambiente mais eficiente. Converse, em seu escritório, sobre a adoção de estratégias de produtividade e inicie o processo de ajudar a todos a ter mais tempo, mais resultados e mais equilíbrio em todas as áreas.

DICA 4 – RESERVE UM TEMPO NO SEU DIA PARA O IMPREVISTO

Se você criar o hábito de planejar sua semana e priorizar diariamente o que deve fazer, somando o total de seu trabalho diário, deixe de duas a três horas não planejadas para eventuais urgências. Dessa forma você terá um dia com atividades importantes e quando eventuais urgências aparecem, entrarão em seu dia no espaço previsto, sem necessidade de um acúmulo extra de trabalho ou grandes surpresas. Quanto mais você se planejar menos urgências você terá no seu dia e as situações fora da programação serão menos freqüentes.

DICA 5 – TAREFAS GRANDES OU COMPLEXAS DEVEM SER REDUZIDAS

Temos a tendência a não fazer coisas com grande duração ou complexidade, para evitar a procrastinação, divida a tarefa grande em sub-tarefas menores. Evite ultrapassar 3 horas de duração para atividades menores e mantenha essas tarefas bem específicas e detalhadas. Se precisar anote o que deve ser feito como um compromisso na sua agenda, em geral isso ajuda a ter maior comprometimento.

DICA 6 – UTILIZE A INTERNET PARA REDUZIR URGÊNCIAS DAS COMPRAS

Fim de ano é grande a correria para as compras de presentes e lembranças de fim de ano. Para evitar essa tendência, faça uma lista dos presentes que precisa comprar e veja que opções estão disponíveis na Internet. A compra através de lojas virtuais de confiança reduz seu tempo em filas e shopping e ainda pode deixar o presente mais barato.

DICA 7 – ESTABELEÇA OBJETIVOS

Aproveite as festas de fim de ano e começo do ano novo para definir objetivos para seus próximos meses. Seja realista, específico, defina atividades que poderão levar a concretização do seu objetivo, defina uma data para realização e defina o quanto custará seu objetivo. Não estabeleça muitas metas, poucos objetivos ajudam você a manter seu foco.

DICA 8 – PRIORIZE SEU DIA

Priorizar suas atividades diariamente ajudam você a manter seu foco diário, veja os passos para se planejar:

1 – Revisar o dia anterior na agenda e verificar o que ficou pendente para ser priorizado hoje, delegado ou agendado para outra data. 2 – Calcule o tempo de cada tarefa, isso evita que você trabalhe mais que o previsto. Seja realista com cada tarefa e reserve um tempo para eventuais urgências. 3 – Priorize as tarefas, crie uma ordem numérica do que deve ser feito primeiro. Como sugestão priorize as coisas mais rápidas e fáceis, depois as urgências.

DICA 9 – COMPARTILHE RESPONSABILIDADES

Festas de fim de ano são atividades trabalhosas e com alto nível de urgências, para evitar que você fique sobrecarregada, faça uma lista prévia das principais atividades que devem ser feitas (como compras, supermercados, encomendas, lembranças etc) e compartilhe com as pessoas na sua casa. Compre um quadro branco e escreva a atividade, data e responsável. Envolver todos no processo ajuda a comprometer a família e evitar deixar uma ou outra pessoa sobrecarregada.

DICA 10 – MAIS TEMPO. MAIS DINHEIRO.

Tempo e dinheiro são desejos padrões de qualquer ser humano, que tal começar o próximo ano com os dois? Aproveite o espírito de promessas de fim de ano e compre um livro sobre cada tema ou faça um curso respectivamente. Esses momentos inspiram o planejamento e a adoção de novos hábitos, o que ajudará a sua leitura a ter mais resultados. A dica é válida como sugestão de presente também.

DICA 11 – ORGANIZE SEU AMBIENTE.

Ambiente bagunçado é um convite para a improdutividade. Não deixe seu ano começar sem uma organização geral. Reserve um tempo para organizar cada ambiente da sua casa e escritório, evite querer organizar tudo em apenas um dia (isso torna-se cansativo e faz você desistir no meio), crie um “organograma” no papel com sua forma de organização e siga esse mapa, assim ficará mais fácil de localizar e organizar suas informações nos seus ambientes. Jogue fora o que não precisar, utilize pastas transparentes etiquetadas para organizar sua papelada.

DICA 12 – SAIBA DIZER NÃO

Final de ano em geral concentra um volume de atividades imprevista muito grande, se você tiver o perfil de aceitar todas as atividades que os outros pedem, essa situação ficará ainda mais grave. Nesse período é importante aumentar a assertividade, planejar muito bem seus dias e dizer não quando não puder fazer algo. Se você aceitar tudo, sua agenda ficará lotada com prioridades de terceiros e sobrará pouco tempo para você cumprir aquilo que planejou.

DICA 13 – RESERVE UM TEMPO PARA VOCÊ!

Aproveite o final do ano para cuidar da pessoa mais importante e mais negligenciada da sua vida: você! Em geral temos tempo para todas as pessoas importantes, mas deixamos de lado um tempo para refletirmos sobre nossos objetivos, nossa missão, para fazermos atividades para aumentar nosso equilíbrio, melhorar nossa saúde e para nos alinharmos com nossas crenças e fé.

DICA 14 – ORGANIZE SEUS E-MAILS.

Evite deixar e-mails pendentes ou uma caixa de entrada lotada para o próximo ano. Reserve um tempo na sua agenda para liberar sua caixa de entrada, deixando apenas e-mails que você está trabalhando ou que estão pendentes com outras pessoas. Para organizar seus e-mails pense sempre em 3 ações possíveis: lixo, armazenar em uma pasta ou criar uma ação para este e-mail (tarefa ou compromisso).

DICA 15 – DESENVOLVA UM OBJETIVO FAMILIAR.

Aproveite as festas de fim de ano que a família estará reunida, deixe um pouco a TV de lado e conversem sobre o que a família deseja conquistar junta. Definam pelo menos um objetivo compartilhado, escrevam esse objetivo e deixem visível para todos. Discutam sobre que atividades devem ser feitas, por quem e quando para que o objetivo seja atingido. Agendem uma reunião quinzenal para novamente discutir e revisar os passos desse objetivo.

 

Espero que tenham gostado e que as dicas possam ajudar na organização do seu tempo =)

Bjinhos

 

 

 

 

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4 Comentários
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4 Comentários
  1. Francinete

    Amo seu blog, tento fazer e testo sua dicas muito obrigada por nos ajuda todos os dias.

    Beijos Flor.

  2. Ingrid

    Olá. Sou leitora do seu blog e amo, parabéns pela iniciativa.

    Sou psicóloga e tenho uma vida de trabalho mega corrida, trabalho em 4 lugares durante a semana e dedico meu final de semana para lazer e especializações na minha área. Acho que seria interessante fazer um post para ajudar as mulheres que assim como eu trabalham em inúmeros lugares e ainda dão conta de casa, família, filhos. Toda vez que vejo um artigo ou post em blog, é sempre para quem trabalha num lugar só e me ajudaria muito montar uma agenda ou algo do tipo para me organizar melhor! Aaaa e outra coisa que gostaria de propor é de fazer um post para reforma de consultório com espaço para criança.

    beijinhos

  3. […] ♥ Dicas práticas para aproveitar melhor seu tempo […]

  4. Sandra Aguiar

    Rafaela gostaria de sugerir um tema: “como organizar a vida de dona de casa com um bebê, sem ter ninguém para ajudá-la”
    sempre tive uma vida profissional muito ativa, mas após a chegada do nosso filho , eu estou em casa e me sinto desorientada com a organização do meu tempo e administração das tarefas…
    bjs
    Sandra